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成都市武侯社区发展基金会项目管理制度

发布时间:2020-05-15 01:38 本文来源: 管理员

成都市武侯社区发展基金会

项目管理制度

第一章 总则

第一条 为规范成都市武侯社区发展基金会(以下简称“武侯基金会”)公益项目的管理,确保项目运行的合法、合规、合理,实现项目的预期目标,维护武侯基金会、捐赠方和受益方的合法权益,根据《基金会管理条例》《关于规范基金会行为的若干规定(试行)》和《成都市武侯社区发展基金会章程》及国家相关法律法规,结合实际情况,特制定本制度。

第二条 本制度所称的项目是指武侯基金会为了发展社会公益事业,根据基金会章程规定的范围开展公益活动所实施的项目。包括资助型项目、合作型项目和自主型项目三种类型。

资助型项目:由武侯基金会提供资金,支持其他公益组织或单位开展的项目。

合作型项目:由武侯基金会和其他公益慈善组织合作开展的项目。

自主性项目:由武侯基金会自主确定并实施的项目。

第二章 项目立项管理

第三条 项目管理是为了实现项目目标,根据相应的程序和步骤而进行的审批立项、执行实施等一系列的工作。

第四条 项目管理应遵循以下原则:

(一)符合国家法律法规和基金会章程、发展规划;

(二)统筹兼顾,具有前瞻性且体现专业化;

(三)应具有符合实际、完整、可操作性强的实施计划;

(四)未经秘书处(重大项目经理事会)同意,不得更改项目内容;

(五)分工明确,责任清晰,信息反馈及时准确。

第五条     武侯基金会理事会是项目管理的最高决策机构。对项目立项、项目实施阶段的重大变更、项目撤销等进行决策,审批年度项目计划及总结报告。

第六条 项目的立项与管理工作须符合武侯基金会宗旨和章程的有关规定,综合考虑项目的公益性、可行性、实效性及持续性,做好项目论证和实施方案。

项目立项应进行前期调研,并撰写《项目需求评估方案》,包括需求评估的内容、目标、方法、步骤和时间安排等。项目涉及其他专业领域的,可请相关方面专家参与调研,有特定捐赠人的项目,捐赠人代表可参与论证。

对初步判断符合武侯基金会宗旨和业务范围的项目,项目负责人应在需求评估的基础上与提交项目资助申请的相关方商谈详细的项目实施计划,并撰写《项目资助建议书》或《项目立项书》,包括项目相关方的基本信息、项目背景、项目目标、项目的可行性、项目活动的时间安排、项目预算、项目产出、项目风险分析及防范,并就项目预算征求财务部意见,在此基础上报项目部负责人、秘书长。

第七条 根据《议事规则》的规定,金额5万元(含)以内的项目由秘书长审议决定;金额在5-20万元(含)的项目由秘书长提请副理事长审议决定;金额在20-50万元(含)的项目由副理事长提请理事长审议决定;金额超过50万元的项目由理事长提请理事会审议决定,如不能召开理事会,可由秘书长牵头负责,采用理事传签的方式进行。根据项目的实际情况,秘书处决定并组织项目评审委员会对有需要的项目进行集体讨论,审议决定项目的立项,具体工作依据《评审委员会工作制度》执行。

第八条 如果项目未获批准,退回至项目负责人对需补充评估的要抓紧进行修改、补充、完善;对撤销的,要及时通知项目资助申请方,做好善后工作。

第九条 项目立项审批通过后,由项目负责人根据审批意见或理事会决议,与拟资助项目的申请方进行商讨,并起草捐赠协议书。捐赠协议书经项目部负责人、秘书长审查修改,资助项目的申请方审核同意后,由双方确定代表人或委托代理人签订。

第十条 协议书签署生效之后,由项目负责人按照协议书规定的拨付资助款项的时间、方式,提出拨付申请,经公益项目部、财务部负责人、秘书长、副理事长或者理事长审批。

第十一条 拨付申请批准后,由财务部依据财务规定进行资助款项的拨付。拨款后,财务部应通知项目门,项目部应跟资助款接收方跟进反馈、收回资助款收款凭证,交给财务部。

第十二条 对批准实施的项目实行项目责任管理制度,由项目部配备专职人员,协助项目负责人行使项目管理职责。

第三章 项目实施管理

第十三条 武侯基金会对项目实施进行全过程监管,项目部负责各项目的日常管理、评估验收、定期汇报,确保项目按计划有序推进、资金流转按预算执行、项目效果按绩效输出。

第十四条 财务部和项目部应制订项目年度计划及预算,报武侯基金会理事会批准;项目年度计划应当作为年度内项目执行的基础,但不因此而限制项目的实施与发展;如果在实施过程中出现新的项目机会或项目关键因素发生重大变化,在充分论证的基础上可适度对年度计划进行调整、并报武侯基金会理事会批准后执行。

第十五条 武侯基金会项目部根据项目资助建议书、捐赠协议书、项目实施计划、对项目的实施进行监测,了解项目的执行效率,及时发现项目实施过程中存在的问题。定期进行项目阶段性工作总结,及时向基金会理事会、主管单位及项目利益相关方汇报项目实施进展及绩效完成情况。

第十六条 项目参与方须严格遵守相关保密规定(或按照具体的项目协议约定承担保密义务):不得擅自复制、泄露或以任何形式剽窃项目内容;不得泄露评议及评审过程中的情况和未经批准公示的评审结果。

第四章 项目资金管理

第十七条 武侯基金会对项目资金实行预算制管理、编制年度计划、项目预算、实施方案等,经基金会财务确认,上报理事会批准后执行。

第十八条 武侯基金会依据项目合作协议条款、经费预算、项目进度、评估与验收结果,向项目实施方拨付项目资金,项目实施方向基金会提供合法有效的发票。

第十九条 项目部应督促项目实施方按照项目预算及合同约定如实、充分执行,确保项目资金的合法、合理、规范、高效使用。

第二十条 武侯基金会财务应对项目执行情况与资金使用情况进行检查、监督、评估和审计。项目评估在每一个项目中期、终期拨款前完成,并出具项目相关报告。

第二十一条 武侯基金会应在与项目实施方签署的项目合同中约定,项目中期、终期拨款前,项目实施单位须提交项目及财务阶段性或项目完结报告并提请付款申请,项目部将会同基金会财务或第三方专业机构做出评估意见后,进行拨款。

第二十二 项目资金的管理和使用应接受上级财政部门、登记机关和武侯基金会监事会的检查与监督,项目实施方应积极配合并提供有关材料。

第五章 项目评估管理

第二十三条项目实施方定期(或按照项目协议的要求)应提交项目报告,武侯基金会项目部依据实际情况进行检查验收,基金会财务或第三方专业机构将依据财务报告进行检查评估,如有调整或整改意见,需督促项目实施方进行改进,以取得更好的项目效果;

第二十四条 经评估验收,项目存在严重损失或有其他违法违规行为的,武侯基金会有权依照相关法律法规(及按照项目协议的要求)追究项目实施方的责任。

第二十五条 项目结束阶段,项目部需对项目进行终结检查评估后,形成项目总结与评价意见,评价项目效果,指导后续项目的开展。

第二十六条 项目实施结束后,项目部应配合行政部对所有项目文件按照武侯基金会《档案管理办法》进行归档管理。

第六章 项目信息管理

第二十七条 武侯基金会对项目执行过程中的各种数据与信息实行平台化管理。

第二十八条 项目实施方应确保项目数据及时准确提供,并适时对项目数据信息进行分析并形成书面报告,上报武侯基金会项目部。

第二十九条 武侯基金会项目部根据项目实施情况,利用基金会官方网站或其他媒体向社会公布项目进展及成效。

第七章 协议变更、中断与解除

第三十条 项目执行过程中出现主要项目目标与项目指标变动,项目活动与项目预算需要调整、变更的情况,由项目实施方与项目负责人正式以书面形式提出。

第三十一条 在项目预算变动占总预算20%的范围内,不需要修改项目合作方案与合作协议。项目预算变动超过项目总预算20%幅度,则需要修改项目合作方案,并签署补充协议,变更合作协议。

第三十二条 因项目实施方原因,无法继续履行合作协议并执行项目活动,由合作方提交书面《协议中断说明》。武侯基金会项目部进行调研、审查后由秘书长审批中断合作关系。项目中断后,涉及项目资金按照基金会《财务管理制度》执行。

第三十三条 项目部在项目监测过程中发现项目实施方未按照项目方案执行或存在项目资金使用问题,有责任以正式书面形式向秘书长反映,并经秘书长审批后正式向项目实施方提出并修改。

第三十四条 项目执行过程中,合作方违反合作协议约定的用途使用项目资金或将捐赠资金挪作其他非公益性用途,武侯基金会项目部以书面形式要求合作方改正,如被拒绝在要求期限内改正的,项目部拟定《解除合作协议说明》,经审核确认后提交理事会审批。理事会审批解除合作协议的项目,武侯基金会正式向合作方提出解除协议。涉及到项目捐赠资金的,有权向人民法院申请撤销捐赠行为,并将协议所涉及捐赠款项捐赠给符合武侯基金会章程宗旨的其他社会公益组织并向社会公告。

第三十五条 如造成武侯基金会严重损失或有其他违法违规行为的,将依据相关法律法规向相关负责人追究责任。

第八章 附则

第三十六条 本制度由武侯基金会负责解释和修订。

第三十七条 本制度自武侯基金会第一届理事会第二次会议审议通过后施行。

成都市武侯社区发展基金会


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